会場へ問い合わせる前に、
必要条件を整理する。

01

開催概要

イベントの目的を1文で説明できる 候補日と準備・撤去日を決めた 想定来場者数とピーク入場時刻を決めた 参加者属性とVIP対応の有無を整理した

02

会場構成

メイン会場の形式と必要席数を決めた 展示・スポンサーエリアの必要面積を見積もった 分科会室の数と定員を整理した 受付・控室・運営本部・救護室を数えた

03

制作・技術

ステージ・映像・音響・照明の要件を整理した 吊り物・重量物・車両展示の有無を確認した 配信・収録・同時通訳の要否を決めた 運営用と来場者用の通信要件を分けた

04

搬入・安全

搬入車両の台数・サイズ・時間を整理した 警備・手荷物検査・入場管理の方針を決めた 避難・救護・災害時連絡の責任者を決めた 終演後の分散退場と交通計画を検討した

05

費用・契約

会場費以外の付帯費用を確認する 時間外・清掃・警備・回線費を比較する キャンセル条件と支払条件を確認する 比較対象に同じ見積範囲を依頼する