この会場が向いている開催
- 京都市内で行う産業展示・見本市
- 3,000〜4,000㎡規模の展示会
- 文化・観光プログラムと組み合わせる催事
京都市内でまとまった展示面積を確保したい開催に向きます。国際会議中心なら国立京都国際会館と用途を分けて比較します。
会場構成をどう活かすか
最大4,000㎡の展示場
第3展示場は大型展示、販売会、見本市の中心空間として検討できます。
3つの展示場を使い分け
3,800㎡、1,480㎡など規模の異なる空間を出展数と来場者数へ合わせられます。
京都・岡崎の立地
文化施設や市内プログラムと組み合わせた来場体験を設計できます。
候補化から照会までの進め方
- 01
開催目的、候補日、準備・撤去日、最大人数をまとめる
- 02
メイン会場、展示、分科会、控室、受付、配信室の必要数を図面へ置く
- 03
搬入、電源、通信、警備、飲食、交通の未確認条件を施設へ照会する
- 04
付帯費用を含む総額と運営リスクを、別の候補会場と横並びで比較する
ここまでを一枚の要件書にして施設へ渡すと、空き状況だけでなく、利用範囲・付帯設備・概算費用を同じ条件で回答してもらいやすくなります。
見積依頼前に確認する項目
| 確認項目 | 施設へ確認する内容 |
|---|---|
| 利用範囲 | 準備・撤去を含む日時、使用区画、共用部、ロビーの利用可否 |
| 本番レイアウト | 舞台、客席、展示、通路、受付を置いた後の実席数と有効面積 |
| 搬入・設営 | 搬入口寸法、車両時間、床荷重、養生、吊り物、指定事業者 |
| 通信・技術 | 専用回線、配信、来場者Wi-Fi、電源、音響・照明、予備系統 |
| 総費用 | 会場、設備、時間外、警備、清掃、空調、飲食、原状回復、キャンセル条件 |
料金、空き状況、利用条件、工事・消防上の制限は開催日と内容で変わります。公式資料を読んだうえで、設営・本番・撤去を含む時間帯を施設へ伝えてください。
大型開催で起きやすい失敗
- 観光繁忙期の道路混雑、搬入車両、一般来訪者の動線を分け、開催日程と交通案内を早めに固めます。
- 最大定員だけを使い、舞台・機材・通路を置いた本番レイアウトの実席数を確認しない
- 基本会場料だけで比較し、設営・撤去、警備、清掃、回線、設備などの付帯費用が後から増える
会場スペックが条件を満たしていても、動線・搬入・通信・交通のいずれかが成立しなければ運営負荷は急に高くなります。候補会場は最低2〜3施設を同じ要件表で比較するのがおすすめです。
比較・問い合わせ前に行うこと
みやこめっせだけで決めず、同じ要件表で2〜3施設の総額、搬入、通信、来場動線を比較してください。