この会場が向いている開催
- 1,000人規模の講演・シンポジウム
- 国際会議と複数分科会
- ポスター・交流を伴う学術会議
固定席ホールと会議室を使う講演・会議中心の開催に向きます。大型の産業展示は広島県立広島産業会館と比較します。
会場構成をどう活かすか
1,504席のフェニックスホール
全体会、講演、式典の中心会場として着席型プログラムを構成できます。
平土間と会議室
国際会議ホール、ダリア、大小会議室を分科会やポスターへ割り当てられます。
平和記念公園内の立地
国際参加者の文化プログラムと組み合わせやすい一方、一般来訪者との案内分離が必要です。
候補化から照会までの進め方
- 01
開催目的、候補日、準備・撤去日、最大人数をまとめる
- 02
メイン会場、展示、分科会、控室、受付、配信室の必要数を図面へ置く
- 03
搬入、電源、通信、警備、飲食、交通の未確認条件を施設へ照会する
- 04
付帯費用を含む総額と運営リスクを、別の候補会場と横並びで比較する
ここまでを一枚の要件書にして施設へ渡すと、空き状況だけでなく、利用範囲・付帯設備・概算費用を同じ条件で回答してもらいやすくなります。
見積依頼前に確認する項目
| 確認項目 | 施設へ確認する内容 |
|---|---|
| 利用範囲 | 準備・撤去を含む日時、使用区画、共用部、ロビーの利用可否 |
| 本番レイアウト | 舞台、客席、展示、通路、受付を置いた後の実席数と有効面積 |
| 搬入・設営 | 搬入口寸法、車両時間、床荷重、養生、吊り物、指定事業者 |
| 通信・技術 | 専用回線、配信、来場者Wi-Fi、電源、音響・照明、予備系統 |
| 総費用 | 会場、設備、時間外、警備、清掃、空調、飲食、原状回復、キャンセル条件 |
料金、空き状況、利用条件、工事・消防上の制限は開催日と内容で変わります。公式資料を読んだうえで、設営・本番・撤去を含む時間帯を施設へ伝えてください。
大型開催で起きやすい失敗
- 展示中心ではなく会議・講演中心の構成に向きます。観光来訪者と参加者の受付・案内動線を確認します。
- 最大定員だけを使い、舞台・機材・通路を置いた本番レイアウトの実席数を確認しない
- 基本会場料だけで比較し、設営・撤去、警備、清掃、回線、設備などの付帯費用が後から増える
会場スペックが条件を満たしていても、動線・搬入・通信・交通のいずれかが成立しなければ運営負荷は急に高くなります。候補会場は最低2〜3施設を同じ要件表で比較するのがおすすめです。
比較・問い合わせ前に行うこと
広島国際会議場だけで決めず、同じ要件表で2〜3施設の総額、搬入、通信、来場動線を比較してください。