この会場が向いている開催
- 国際会議とインセンティブを組み合わせる開催
- 劇場・展示・会議を使う複合イベント
- 観光・交流プログラムを含む複数日催事
劇場棟、展示棟、会議棟A・Bを組み合わせ、会議・式典・展示・交流を一つの敷地で行いたい開催に向きます。航空便、宿泊、那覇市内からの移動、台風時の判断基準まで会場選定に含める必要があります。
会場構成をどう活かすか
用途の異なる4施設
展示、劇場、会議棟A、会議棟Bを使い分けられます。全体会、分科会、展示、VIP対応を別空間へ配置できます。
展示棟は多目的アリーナ
公式案内では展示有効部分約2,500㎡、最大5,000人の収容が示されています。展示、集会、レセプション、スポーツ等を検討できます。
劇場型の全体会も選べる
劇場棟は固定客席1,709席と案内され、式典・講演・舞台演出のメイン会場候補になります。
候補化から照会までの進め方
- 01
航空便と宿泊エリアから参加者の到着時刻を逆算する
- 02
劇場・展示・会議の役割と移動順を決める
- 03
貸切バス・タクシーの乗降と待機を計画する
- 04
台風・欠航時の延期、中止、オンライン切替条件を定める
ここまでを一枚の要件書にして施設へ渡すと、空き状況だけでなく、利用範囲・付帯設備・概算費用を同じ条件で回答してもらいやすくなります。
見積依頼前に確認する項目
| 確認項目 | 施設へ確認する内容 |
|---|---|
| 施設構成 | 各棟の利用時間、屋外移動、雨天、バリアフリー |
| 航空・宿泊 | 便数、前泊、欠航時、ホテル分散、荷物 |
| 展示・劇場 | 客席、舞台、搬入、電源、床、転換 |
| 交通 | 貸切バス、タクシー、駐車場、ピーク分散 |
| 荒天計画 | 判断期限、連絡網、配信切替、キャンセル条件 |
料金、空き状況、利用条件、工事・消防上の制限は開催日と内容で変わります。公式資料を読んだうえで、設営・本番・撤去を含む時間帯を施設へ伝えてください。
大型開催で起きやすい失敗
- 会場費だけを比較し、航空・宿泊・地上交通の総コストを見ない
- 棟間の屋外移動を晴天前提で組む
- 台風時の判断責任者と連絡時刻を契約前に決めない
会場スペックが条件を満たしていても、動線・搬入・通信・交通のいずれかが成立しなければ運営負荷は急に高くなります。候補会場は最低2〜3施設を同じ要件表で比較するのがおすすめです。
比較・問い合わせ前に行うこと
沖縄コンベンションセンターだけで決めず、同じ要件表で2〜3施設の総額、搬入、通信、来場動線を比較してください。