この会場が向いている開催
- 東京駅周辺で全体会・展示・分科会をまとめたい学会
- 5,000人規模の講演や式典
- ホールEを使う商談展示・企業イベント
遠方参加者のアクセスと複合開催を両立しやすい点が強みです。大型展示専用施設ほどの搬入自由度が必要かを切り分けて候補化します。
会場構成をどう活かすか
規模の異なる8ホール
5,012席のホールAから中小ホールまで、全体会と分科会を役割分担できます。
5,000㎡の平土間
ホールEは展示、ポスター、交流、パーティーの中心空間として比較できます。
東京駅徒歩圏
新幹線・空港からの日帰り参加者が多い開催で案内負担を抑えやすい立地です。
候補化から照会までの進め方
- 01
開催目的、候補日、準備・撤去日、最大人数をまとめる
- 02
メイン会場、展示、分科会、控室、受付、配信室の必要数を図面へ置く
- 03
搬入、電源、通信、警備、飲食、交通の未確認条件を施設へ照会する
- 04
付帯費用を含む総額と運営リスクを、別の候補会場と横並びで比較する
ここまでを一枚の要件書にして施設へ渡すと、空き状況だけでなく、利用範囲・付帯設備・概算費用を同じ条件で回答してもらいやすくなります。
見積依頼前に確認する項目
| 確認項目 | 施設へ確認する内容 |
|---|---|
| 利用範囲 | 準備・撤去を含む日時、使用区画、共用部、ロビーの利用可否 |
| 本番レイアウト | 舞台、客席、展示、通路、受付を置いた後の実席数と有効面積 |
| 搬入・設営 | 搬入口寸法、車両時間、床荷重、養生、吊り物、指定事業者 |
| 通信・技術 | 専用回線、配信、来場者Wi-Fi、電源、音響・照明、予備系統 |
| 総費用 | 会場、設備、時間外、警備、清掃、空調、飲食、原状回復、キャンセル条件 |
料金、空き状況、利用条件、工事・消防上の制限は開催日と内容で変わります。公式資料を読んだうえで、設営・本番・撤去を含む時間帯を施設へ伝えてください。
大型開催で起きやすい失敗
- 固定席ホールと平土間ホールで搬入・舞台・利用時間の条件が異なるため、使用施設ごとに確認します。
- 最大定員だけを使い、舞台・機材・通路を置いた本番レイアウトの実席数を確認しない
- 基本会場料だけで比較し、設営・撤去、警備、清掃、回線、設備などの付帯費用が後から増える
会場スペックが条件を満たしていても、動線・搬入・通信・交通のいずれかが成立しなければ運営負荷は急に高くなります。候補会場は最低2〜3施設を同じ要件表で比較するのがおすすめです。
比較・問い合わせ前に行うこと
東京国際フォーラムだけで決めず、同じ要件表で2〜3施設の総額、搬入、通信、来場動線を比較してください。