会場への問い合わせ前に作る、イベント要件書の基本項目

会場への問い合わせを「○月○日に1,500人で空いていますか」だけで始めると、返ってくるのは空き状況と基本料金だけです。開催可否、必要な会場構成、付帯費用まで比較するには、候補施設へ同じイベント要件書（RFP）を渡す必要があります。

先に結論

要件書は長い企画書ではありません。開催概要、会場構成、制作技術、搬入、通信、運営安全、交通、見積範囲、回答形式を揃えれば、候補会場の回答を横並びで判断できます。

イベント要件書の役割

要件書には三つの役割があります。第一に、施設が開催可否を判断する材料にすること。第二に、候補会場の見積範囲を揃えること。第三に、社内・制作会社・会場の認識差を早期に見つけることです。未確定事項は隠さず、「想定」「上限」「確定予定日」を記載します。

問い合わせ時点で完成版を作る必要はありません。まず比較版を作り、候補会場を絞った後に運営版へ更新します。

要件書に入れる9つの章

章	主な内容	回答してほしいこと
1. 開催概要	目的、候補日、人数、参加者	空き状況、申込期限
2. 会場構成	全体会、分科会、展示、諸室	推奨室、収容、近接性
3. レイアウト	客席、舞台、受付、通路	成立可否、制限
4. 制作技術	映像、音響、照明、吊り	設備、指定業者、申請
5. 搬入	車両、重量物、時間、養生	経路、条件、費用
6. 通信	配信、運営、出展者、Wi-Fi	回線、工期、サポート
7. 運営安全	警備、救護、避難、VIP	体制、届出、責任分界
8. 交通・宿泊	駅、バス、空港、ホテル	乗降、待機、周辺支援
9. 見積・契約	対象範囲、期限、取消	総額、除外、条件

1. 開催概要は「準備から撤去まで」書く

イベント名、目的、主催者、問い合わせ責任者
第一〜第三候補日
搬入・設営、本番、撤去の各時間
現地参加、オンライン参加、スタッフ、出展者の人数
参加者属性、招待・有料、国内・海外の比率
開催実績または今回が初開催であること

本番日だけを伝えると、前日の設営や終演後の撤去が確保できないことがあります。利用時間外の作業、夜間残置、早朝入館の可能性も記載します。

2. 会場構成は部屋名ではなく機能で書く

候補施設ごとに部屋名が異なるため、「大ホールA」のような指定ではなく役割、人数、形式、時間帯で書きます。

機能	人数・形式	近接したい場所
全体会	1,500人・シアター	総合受付、登壇者控室
分科会	300人×3室	全体会、展示
企業展示	30小間・休憩併設	分科会間の主要動線
運営本部	20人・施錠可	受付、搬入口
配信室	8人・静音	全体会、回線引込

仮想例：展示会場を受付前に置きたいのか、講演会場間の回遊上に置きたいのかで、同じ面積でも候補室が変わります。「300㎡必要」だけでなく、なぜ必要かを書きます。

3〜5. レイアウト・制作・搬入は図面を添付する

比較段階ではラフ図面で構いません。舞台、客席、受付、展示、映像卓、待機列、避難通路、バックヤードを置き、未確定箇所を明示します。制作技術は映像サイズ、音響用途、照明演出、同時通訳、配信、吊り物の有無を記載します。

搬入では車両台数、最大車種、重量物、フォークリフト、養生、搬入順、荷物保管を伝えます。大型展示がある場合は床荷重・ピット・搬入口の確認方法も参照してください。

6. 通信は用途・台数・重要度で書く

「Wi-Fi希望」では回答できません。配信、運営、登壇者、出展者、来場者ごとに、接続端末数、必要エリア、有線・無線、固定IP、VPN、必要期間、停止時の影響を書きます。専用回線の工期が長い場合があるため、問い合わせ初期から含めます。

7・8. 運営安全と交通を会場選定へ入れる

警備、手荷物検査、救護、迷子・落とし物、災害時の避難、VIP・登壇者の専用動線を記載します。必要な届出、警備員、救護体制について施設の標準や指定を回答してもらいます。

交通は最寄駅だけでなく、来場ピーク、貸切バス台数、タクシー、空港・新幹線、宿泊エリア、荷物預かりを含めます。終演時刻を動かせるなら、周辺催事や交通ピークとの重複も回答項目にします。

9. 見積範囲と回答形式を揃える

候補会場へ、税区分、対象期間、数量、単価、必須・任意、指定業者、除外項目を分けて回答してもらいます。最低限、次を含めます。

会場基本料と準備・撤去・時間外
空調、電気、通信、映像・音響・照明
机・椅子・ステージ・サイン等の備品
警備、清掃、廃棄物、原状回復
指定業者・立会い・申請に伴う費用
予約金、支払期日、変更・キャンセル条件

「別途」は未回答として扱い、概算が難しければ算定条件や単価だけでも記載してもらいます。回答期限と現地確認候補日も要件書へ入れます。

そのまま使える回答依頼フォーマット

01
開催可否：可／条件付き可／不可と、その理由
02
推奨会場構成：施設名、面積、収容、利用時間
03
必須条件への回答：対応可否、制限、代替案
04
概算見積：必須・任意・別途・除外を区分
05
予約・契約：仮押さえ期限、支払、取消条件
06
未確定事項：確認担当、回答予定日、必要資料

要件書で起きやすい失敗

希望だけを書く：目的や優先順位がなく、代替案を出せない。
人数を一つだけ書く：スタッフ・出展者・時間帯別人数が抜ける。
会場ごとに質問を変える：回答を比較できない。
未確定を空欄にする：施設が最低条件で見積もる。
価格だけで決める：動線・搬入・回線の成立性を落とす。

送付前の最終チェック

開催目的と優先順位が一ページ目で分かる
準備・本番・撤去の時間がある
参加者区分別の人数がある
必要諸室と近接条件がある
搬入物・通信・警備・交通の条件がある
見積範囲と回答形式、期限がある
未確定事項に確定予定日がある

要件書は三段階で更新する

比較版は候補会場へ同じ質問を送り、開催可否と概算を揃えるために使います。選定版は現地確認と施設回答を反映し、社内決裁で価格とリスクを説明するために使います。運営版は契約後に部屋名、時間、担当、申請、図面、緊急連絡を確定し、制作・運営チームの共通資料にします。

版番号、更新日、更新者、変更箇所を先頭に置き、古い版が現場へ残らないよう配布先を管理します。大きな条件変更があった場合は、会場費だけでなく、警備、清掃、通信、施工、交通への影響を再見積もりします。

社内決裁では価格と未解決リスクを並べる

最安値だけを示すと、後から必要になる追加費用や運営負荷が見えません。候補ごとに「見積総額」「未見積項目」「成立確認済み条件」「未解決リスク」「代替案」「判断期限」を一ページへまとめます。仮押さえ期限やキャンセル料の発生日も同じ表へ入れます。

例えば、駅から近い会場の基本料が高くても、貸切バス、案内スタッフ、前泊を減らせる場合があります。逆に基本料が安くても、搬入時間の制約で夜間作業が増えることがあります。要件書は、こうした総費用と実行可能性を説明する根拠になります。

この記事の条件に合うおすすめ会場一覧

MICE FITの掲載施設と、この記事で公式情報を確認した施設から、地域・規模・用途の条件に合う候補を28施設掲載します。候補名だけでなく、向いている開催と契約前の確認点まで比較してください。

ここでの全件は、MICE FITが施設情報または公式情報を確認できた範囲で当該条件に合う会場です。空き状況と最終的な開催可否は、本番レイアウトと日程を添えて各施設へ確認してください。

表は左右にスクロールして、選定理由と契約前の確認点までご覧ください。

地域・会場	規模・施設	向いている開催・選定理由	契約前の確認点
東京都江東区・有明東京ビッグサイト	総展示面積 115,420㎡	東・西・南の16展示ホールと会議施設を備える、国内最大の国際展示場。複数ホールを連結した大規模展示会や企業イベントに対応します。	ホール間移動、来場時間帯の交通集中、搬入車両の待機計画を早い段階で確認したい会場です。
千葉県千葉市・海浜幕張幕張メッセ	総展示面積約75,000㎡	国際展示場・国際会議場・イベントホールを2階レベルで連結できる複合MICE施設。展示とカンファレンスの併催に強みがあります。	ホール間の距離が長くなる開催では、サイン計画とスタッフ配置を含めた来場者動線設計が重要です。
神奈川県横浜市・みなとみらいパシフィコ横浜	国立大ホール 5,000席級	国立大ホール、会議センター、展示ホール、ノースを備えたオールインワン施設。国際会議や大型学会の複合開催に適しています。	複数棟を利用する場合は、参加者属性ごとに受付とクロークを分散させる計画が有効です。
大阪府大阪市・南港インテックス大阪	総展示面積約70,000㎡	複数館を組み合わせた大規模展示会からセミナー、パーティーまで対応する西日本最大級の展示会場です。	使用館によって搬入経路と来場者の最寄駅動線が変わるため、館構成を先に確定する必要があります。
愛知県名古屋市・金城ふ頭ポートメッセなごや	第1展示館・無柱空間 20,160㎡	大型無柱展示館とコンベンションセンターを備え、中部圏の産業展示会や企業イベントに対応します。	自動車来場と公共交通来場の比率を想定し、駐車場案内と駅からの入場導線を分けて設計します。
福岡県福岡市・博多港マリンメッセ福岡	大型多目的施設 A・B 2館	展示会、式典、スポーツ、コンサートを支える福岡ウォーターフロントの中核施設です。	終演時のバス・タクシー集中を想定し、分散退場と臨時交通の検討を早めに行います。
京都府京都市・宝ヶ池国立京都国際会館	多様な会議空間 70室超	国際会議に必要な大小の会議室、展示、宴会機能を備えた日本を代表するコンベンション施設です。	複数言語運営、VIP導線、分科会間の移動時間を含めたプログラム設計に適しています。
大阪府大阪市・中之島大阪府立国際会議場	メインホール 2,700席級	大阪都心で大型学会やカンファレンスを開催できる多層型の国際会議施設です。	縦移動が多い構成のため、エレベーター混雑とフロア別受付の計画が重要です。
群馬県高崎市Gメッセ群馬	展示ホール 10,000㎡	北関東の広域集客に対応する展示ホール、メインホール、会議室を備えた複合MICE施設です。	自動車来場が多い催事では、周辺道路と駐車場のピーク分散計画を重視します。
宮城県仙台市・青葉山仙台国際センター	2棟連携会議＋展示	会議棟と展示棟を連携し、東北エリアの国際会議、学会、展示会を開催できる施設です。	コンパクトな移動と都心アクセスを活かし、分科会と展示の回遊を設計できます。
沖縄県宜野湾市沖縄コンベンションセンター	劇場・展示・会議・宴会 4施設	劇場、展示場、会議場、宴会場を備え、沖縄ならではの国際会議やインセンティブに対応します。	航空便と宿泊を含む参加者移動、台風時の代替計画、観光プログラムとの接続を検討します。
兵庫県神戸市・ポートアイランド神戸コンベンションセンター	会議・展示・ホテル 4施設連携	国際会議場、国際展示場、ホテル、ホールが集積し、学会や展示併催型イベントに対応します。	施設横断の受付とサイン、宿泊者と日帰り参加者の動線を分ける設計が有効です。
東京都千代田区・丸の内東京国際フォーラム	ホールA 5,012席	大小8ホール、31会議室、展示空間を備え、東京駅周辺で全体会・展示・分科会を組み合わせやすい複合施設です。	固定席ホールと平土間ホールで搬入・舞台・利用時間の条件が異なるため、使用施設ごとに確認します。
東京都中央区・京橋東京コンベンションホール	大ホール 477㎡	東京駅徒歩圏で、大ホールと中小会議室を使った講演、カンファレンス、分科会を構成できる都市型会場です。	大規模展示専用施設ではないため、展示物の量、搬入経路、荷捌き時間を先に照合します。
東京都港区・芝公園ザ・プリンスパークタワー東京	ボールルーム 2,394㎡	大型ボールルーム、宴会場、宿泊、飲食を一体で計画でき、全国参加の入社式や表彰式に向くホテル会場です。	式典から懇親会への転換時間、飲食保証、宿泊室、役員・新入社員の動線を総額で確認します。
埼玉県さいたま市・大宮大宮ソニックシティ	大ホール 2,500席	2,500席の大ホール、展示場、国際会議室、会議室、ホテルが集まり、北関東からの集客に使いやすい複合施設です。	ホール公演と展示・会議の入退場が重なる場合を想定し、駅から受付までの案内と搬入時間を分けます。
愛知県名古屋市・熱田名古屋国際会議場	センチュリーホール 3,004席	大ホール、イベントホール、白鳥ホール、国際会議室、多数の会議室を備え、大型学会を一施設で構成しやすい会議場です。	大規模改修中のため、希望日の利用可否と再開後の仕様を必ず最新公式案内で確認します。
京都府京都市・岡崎みやこめっせ	第3展示場 4,000㎡	最大4,000㎡の展示場を含む3つの展示空間と会議室を備え、京都市内の産業展示や文化催事に使いやすい施設です。	観光繁忙期の道路混雑、搬入車両、一般来訪者の動線を分け、開催日程と交通案内を早めに固めます。
北海道札幌市・白石区札幌コンベンションセンター	大ホール 2,607㎡	分割可能な大ホール、特別会議場、中小ホール、会議室を備え、展示を伴う大型学会や国際会議に対応します。	冬季は航空便・路面・機材到着の遅れを見込み、前日搬入、登壇代替、クロークを計画します。
福岡県福岡市・博多ふ頭福岡国際会議場	多目的ホール最大3,000人	10人規模の会議室から最大3,000人規模のホールまで備え、全体会、分科会、企業展示を組み合わせやすい会議場です。	ウォーターフロント内の別施設と併用する場合は、徒歩移動と終演後のバス・タクシー集中を進行表へ入れます。
福岡県福岡市・博多ふ頭福岡国際センター	展示・式典対応多目的ホール	展示会、式典、スポーツなど用途に応じて平面を構成でき、福岡ウォーターフロントの周辺MICE施設と連携できる多目的施設です。	開催形態で客席・床面・搬入条件が変わるため、使用区画と設営日を施設へ直接照会します。
宮城県仙台市・宮城野区夢メッセみやぎ	本館展示棟 7,500㎡	7,500㎡の展示場、会議棟、屋外展示場を備え、重量物や大型造作を伴う東北圏の産業展示に向く施設です。	仙台駅からの来場交通、駐車場・バス、搬入車両の時間帯を展示計画と同時に設計します。
広島県広島市・南区広島県立広島産業会館	西展示館 2,565㎡	東西の展示館と本館を備え、産業展示、商談会、販売会など展示を主目的とする開催に使いやすい施設です。	使用館の分割、搬入口、車両待機、来場者受付を図面と現地下見で照合します。
広島県広島市・平和記念公園広島国際会議場	フェニックスホール 1,504席	1,504席のホール、国際会議ホール、大小会議室を備え、講演、国際会議、分科会を組み合わせられる施設です。	展示中心ではなく会議・講演中心の構成に向きます。観光来訪者と参加者の受付・案内動線を確認します。
大阪府大阪市・中之島リーガロイヤルホテル大阪	宴会場収容規模最大2,000人	大型宴会場、中小会議室、宿泊、飲食を備え、入社式、国際会議、展示併設イベントを一体で計画できるホテル会場です。	式典・展示・懇親会の転換、飲食保証、サービス料、前日搬入、参加者の大阪駅からの移動を総額で確認します。
北海道札幌市・札幌駅前通札幌グランドホテル	グランドホール最大1,000人	札幌駅と大通の間に位置し、最大1,000人の大宴会場、会議室、宿泊、飲食を組み合わせられるホテル会場です。	冬季交通、前泊、クローク、展示搬入、式典から懇親会への転換時間を一体で照会します。
神奈川県横浜市・みなとみらい横浜ベイホテル東急	大宴会場 1,193㎡	1,193㎡の大宴会場と大小の会議・宴会場、宿泊、飲食を備え、パシフィコ横浜と近接するホテル会場です。	パシフィコ横浜との併用時は、受付、荷物、施設間移動、懇親会転換を同じ進行表で確認します。
兵庫県神戸市・ポートアイランド神戸ポートピアホテル	大宴会場最大3,000人	1,702席のポートピアホール、最大3,000人の大宴会場、大小会議室、宿泊を備え、学会や国際会議を一体運用できるホテルです。	国際会議場・展示場との併用時は、施設間の徒歩時間、受付、サイン、通信、終演後の交通集中を確認します。

参考にした公的情報

本稿は会場比較用の要件整理を目的としています。契約条件、法令・消防対応、利用可否は施設と専門事業者へ確認してください。

要件チェックリストを作る →